En matière de gestion de mail, le logiciel Outlook est incontournable. En effet, de la gestion du temps à celle des tâches, en passant par l’envoi et la réception des messages, rien ne lui échappe. De plus, c’est l’un des logiciels les plus faciles de Microsoft. Cependant, si vous voulez aller plus loin dans la connaissance de ce logiciel, il va falloir maîtriser quelques astuces. C’est d’ailleurs ce que vous propose cet article.
Utilisation des raccourcis clavier
Sur le clavier de Microsoft Outlook, il existe plusieurs raccourcis pour vous faciliter la vie. Toutefois, 10 d’entre eux sont utilisés régulièrement. Alors, pour répondre rapidement à un message, vous pouvez passer par les touches Alt+R. Pour imprimer une page ou un document, prenez par Ctrl+P. Si vous écrivez un document et que vous êtes en panne d’inspiration, vous pouvez toujours conserver le brouillon pour continuer par la suite. Alors, les touches Ctrl+S vous seront très utiles pour la sauvegarde.
Création d’un nouveau mail à base du presse-papier
Il arrive qu’en travaillant, vous ayez des contenus dans le presse-papier. Grâce à ces contenus, vous pouvez déjà créer un nouveau mail dans Outlook. Il suffit dans ce cas de cliquer les touches CTRL+V. Vous verrez qu’un nouveau mail sera créé.
Le rangement des mails dans des dossiers
Il est possible de créer des dossiers sur Outlook. Alors, il serait bienvenu de ranger vos mails dans des dossiers. C’est une manière d’y mettre de l’ordre et de pouvoir vous retrouver plus facilement. Pour cela, vous devez cliquer sur la boîte de réception.
Le classement automatique des mails en utilisant des règles
En principe, à chaque réception de mail, vous recevez une notification. Toutefois, à l’aide des règles, vous pouvez classer automatiquement les mails. Ainsi, vous pouvez le faire seulement pour les mails urgents ou importants. Par exemple, pour les mails de votre employeur, vous pouvez utiliser cette fonction d’Outlook.
La création d’un modèle mail
Il peut arriver que vous deviez envoyer des mails similaires. Cela arrive plus souvent dans le cadre des réunions ou autre. Pour ce fait, les modèles de mail d’Outlook vous seront utiles. Il suffit d’ouvrir un fichier et de créer cela en choisissant un modèle d’Outlook.
La transformation du mail en tâche
Il arrive certainement que vous recevez des activités à faire par mail. Alors, plutôt que de chercher à l’inscrire sur un bloc note, vous pouvez transformer directement le mail en tâche à l’aide des drapeaux blanc et rouge. Aussi, les mails importants peuvent rentrer dans cette catégorie de tâche, simplement pour vous rappeler leur importance.
La création d’une réponse automatique
Il est bien possible de générer des réponses automatiques sur le logiciel Outlook. Ces messages sont surtout utiles dès le moment où vous êtes absent. Pour cela, il va falloir rentrer dans les paramètres et utiliser les règles. Cela ressemble un peu au classement des mails. Dès que vous recevez un mail, le logiciel enverra une réponse automatique au correspondant pour lui notifier votre absence. Ainsi, à votre retour, vous trouverez les mails et pourrez y donner suite en toute tranquillité.